La présente politique de protection de vos données personnelles (ci-après la « Politique ») vous informe sur la façon dont Hugo et Balzac, ses partenaires et affiliés traitent vos données personnelles.
Cette Politique s’applique aux clients et utilisateurs des services et du site Hugo et Balzac. Elle est susceptible d’être complétée par des informations spécifiques portées directement et explicitement à votre connaissance, s’agissant d’une offre, d’une composante de votre offre ou d’un service particulier.
1. Quelles sont les données traitées ?
Hugo et Balzac traite des données personnelles vous concernant dans le cadre de ses relations avec vous et de votre utilisation de ses services et de son site.
Données d’identification
Identité (nom, prénom, pseudo)
Données de contact
Adresse postale, email, numéro de téléphone
Données de localisation
Géolocalisation de la personne ou d’un équipement associé à une personne
Données de connexion, d’usage des services et d’interaction
Logs de connexion, et d’usage, données de trafic, références du dossier, date de début et de clôture du dossier, commentaires relatifs à la description et au suivi du dossier…
Données de contenu
Son, image, vidéo lors de visio ou webinaire
Données économiques et financières
Identification financière, données économiques, fiscales et comptables, historique des paiements
Produits et services détenus ou utilisés
Offres et options détenues, contenus achetés, applications téléchargées
2. Pourquoi vos données sont-elles traitées par Hugo et Balzac ?
Finalité du traitement
Description
Base légale applicable
Facturer et encaisser les paiements
Mettre à disposition un suivi de consommation
Calculer et facturer l’offre ou l’achat
Communiquer et expliquer la facture
Encaisser le paiement, rembourser
Gérer la comptabilité
Remettre en banque le paiement encaissé
Exécution du contrat
Assurer le Service Après-vente
Accéder aux données de contexte du client
Orienter le client vers le back-office concerné
Accompagner le client
Diagnostiquer et traiter le problème
Dépanner à distance
Gérer les données personnelles, caractéristiques et droits sur un contrat
Gérer les créations et modifications des informations et données personnelles
Proposer et traiter les modifications des informations personnelles
Recueillir et utiliser les informations personnelles complémentaires requises
2.1.2 Exécution du contrat et intérêt légitime
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Traiter les résiliations
Gérer la résiliation à l’initiative du client ou de son représentant
Exécution du contrat
Gérer la résiliation à l’initiative d’Hugo et Balzac
Intérêt légitime
Gérer les courriers entrants
Réception, numérisation et archivage des courriers / documents
Exécution du contrat ou intérêt légitime
Déployer et opérer les offres et services
Fournir au client des rapports d’analyse de ses usages ou de ses offres
Opérer des services
Permettre au client d’administrer la configuration de ses produits et services
Exécution du contrat et intérêt légitime
2.1.3. Exécution du contrat et consentement
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Gérer la commande
Recueillir et gérer les informations nécessaires à la commande
Exécution du contrat
Gérer l’état de la commande : validation, annulation / rétractation, refus
2.1.4. Exécution du contrat et obligation légale
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Traiter les réclamations
Réceptionner et étudier la réclamation, apporter les corrections nécessaires, expliquer ces corrections, et éventuel geste commercial ou remboursement client
Exécution du contrat
Constituer un dossier pour le médiateur des communications électroniques
Obligation légale
Communiquer au titre de la gestion de la clientèle
Cibler et envoyer des communications nécessaires à l’exécution du contrat vers les clients
Obligation légale et exécution du contrat
2.1.5. Exécution du contrat, consentement et intérêt légitime
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Gérer les activités publicitaires digitales
Cibler et diffuser des publicités
Intérêt légitime ou consentement
Collecter et vendre des données
Consentement
Vendre des publicités
Intérêt légitime ou consentement
Analyser les usages des offres et services pour faire des propositions au client
Analyser le contexte client, collecter les besoins potentiels et lui faire des propositions
Consentement, Exécution du contrat ou intérêt légitime
Proposer des publicités ciblées, de filiales ou partenaires d’Hugo et Balzac
Consentement
Organiser des animations
Informer et interagir autour de l’actualité d’Hugo et Balzac
Intérêt légitime ou consentement
Organiser des évènements physiques (manifestation, séminaire…)
Intérêt légitime (clients), consentement (prospects)
Organiser et animer des communautés d’intérêts
Intérêt légitime
Proposer une opération commerciale (offre de remboursement)
Exécution du contrat
Organiser des jeux concours
Proposer des animations et jeux (jeux concours, tirages au sort…)
Intérêt légitime (clients), consentement (prospects)
Organiser et piloter les animations et jeux
Exécution du contrat
Assurer le service avant-vente et vendre
Identifier le prospect ou le client et ses besoins ou offres
Consentement
Gérer les prises d’intérêt pour des offres et services
Recueillir et enregistrer l’acceptation de la proposition commerciale
Proposer et vendre les offres d’Hugo et Balzac et de ses affiliés et partenaires : prospecter, gérer les rdv clients, présenter les offres, gérer les documents commerciaux et contractuels
Consentement et exécution du contrat
2.2. Intérêt légitime
2.2.1. Intérêt légitime (seule finalité)
Hugo et Balzac réalise également des traitements de données pour d’autres finalités que la stricte exécution de vos achats et consultation du site. En se fondant sur son intérêt légitime d’entreprise dans le cadre du développement de ses activités et de sa relation client, Hugo et Balzac met en œuvre des traitements de vos données personnelles.
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Assurer la sécurité des technologies de l’information
Superviser les usages et détecter les comportements anormaux de services applicatifs
Auditer et évaluer les vulnérabilités
Protéger les données et contrôler les accès et usages des applications et services
Intérêt légitime
Sonder les clients ou les utilisateurs
Mesurer la qualité de l’acte suite à la sollicitation des clients
Enrichir la connaissance clients au travers des sondages clients
Améliorer notre offre et relation client
Mesurer, catégoriser et comprendre les sollicitations clients et les réponses sondages afin de dimensionner et améliorer la relation client et afin d’améliorer nos produits et services
Mesurer, comprendre et améliorer la performance des parcours clients
Améliorer la satisfaction client
Analyser nos ventes afin d’adapter nos offres, produits et services
Enrichir la connaissance clients au travers d’études
Mettre à disposition, en interne, des outils et données d’analyse afin d’améliorer notre relation client
2.2.2. Intérêt légitime et exécution du contrat
Voir 2.1.2
2.2.3. Intérêt légitime et consentement
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Organiser des opérations de marketing direct
Assurer l’animation marketing
Intérêt légitime (clients), consentement (prospects et résiliés)
Mener des campagnes relationnelles
Préparer et envoyer les communications marketing écrites
Proposer des offres ciblées et adaptées de la part de nos partenaires et de nos affiliés
Consentement
Hugo et Balzac recueille votre consentement afin d’effectuer certains traitements sur vos données personnelles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
2.3.1. Consentement (seule finalité)
Finalité du traitement
Description
Base(s) légale(s) applicable(s)
Sonder les prospects
Faire des recommandations personnalisées sur les services Hugo et Balzac
Proposer aux clients des offres personnalisés en fonction de leur consommation des services Hugo et Balzac
Cibler la publicité
Recueillir le consentement des clients pour recevoir de la publicité ciblée des partenaires d’Hugo et Balzac
Analyser les usages pour calculer, optimiser et mettre à disposition des critères de ciblage
Déterminer le profil du consommateur Hugo et Balzac
2.3.2. Consentement et exécution du contrat
Voir 2.1.3
2.3.3. Consentement et intérêt légitime
Voir 2.1.2
3. Pendant combien de temps vos données sont conservées ?
Vos Données Personnelles sont conservées sur les périodes suivantes :
Données utilisées dans le cadre de la gestion de la relation commerciale et à des fins de prospection commerciale : les données d’un client sont conservées pendant 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Les données d’un prospect sont conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
Données relatives à l’identification des clients au titre des articles L34-1 et R10-13 du Code des postes et des communications électroniques : ces données sont conservées pendant 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Données de connexion, d’usages des services et d’interaction : ces données sont conservées 3 ans à compter de leur collecte, sauf pour les données de trafic au sens de l’article L34-1 du Code des Postes et communication électronique qui sont conservées un an à compter de leur collecte.
Les données de contenus des services vendus par Hugo et Balzac sont conservées le temps de délivrer le service (accès au contenu).
Données relatives au paiement : ces données relatives sont conservées pendant 13 mois suivant la date de débit à titre de preuve, et jusqu’à 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d'utilisation de cartes de paiement à débit différé.
Données relatives au score et à la segmentation client : ces données sont conservées jusqu’à 3 ans à compter de leur calcul.
Données permettant de réaliser des jeux concours : les données sont conservées 3 mois et jusqu’à 6 mois après la fin du jeu s’il existe un risque élevé de contestation.
Données relatives à la géolocalisation pour déployer et opérer les réseaux et les services : ces données sont conservées jusqu’à 6 mois à compter de leur collecte.
Cookies et traceurs : les informations issues des cookies et traceurs sont conservées pour une durée de 25 mois.
Données spécifiques traitées dans le cadre du ciblage de la publicité Les données de contact sont conservées jusqu’à 3 ans à compter de la résiliation du client.
Données utilisées dans le cadre de contentieux : les données sont conservées tant que le contentieux et actif, et jusqu’à l’expiration de l’ensemble des voies de recours.
Hugo et Balzac conserve également des données dans le cadre de ses obligations légales :
Données comptables devant être archivées : ces données sont conservées 10 ans en base d'archivage à titre de preuve.
Données permettant de répondre au droit de communication des autorités et aux réquisitions des autorités et aux décisions de justice : ces données sont conservées pendant 12 mois à compter de la réponse.
Données relatives aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : ces données sont conservées pour une durée de 5 ans après le traitement de la demande ou, à défaut, dès la prescription d’une décision de l’autorité de contrôle compétente ou prescription du contentieux.
4. Quelles personnes sont concernées par ces traitements de données ?
Les personnes concernées par les traitements réalisés dans le cadre de cette Politique par sont :
Clients
Prospects
utilisateurs
Ayants-droits, représentants les clients
5. Quels sont les destinataires de vos données ?
Les données traitées sont destinées aux services internes d’Hugo et Balzac: seuls peuvent avoir accès à vos données la fondatrice ou salariés habilités en ayant besoin dans le cadre de leurs missions.
Les données traitées peuvent être, selon les offres, destinées aux sous-traitants d’Hugo et Balzac : dans ce cas Hugo et Balzac ne communique vos données qu’aux sous-traitants avec lesquels Hugo et Balzac a conclu un contrat par lequel ils assurent leur engagement et leurs garanties sur leur capacité à répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité, et à respecter l’ensemble des obligations légales et réglementaires en matière de protection des données personnelles.
Les données traitées peuvent également être destinées aux partenaires d’Hugo et Balzac, publics ou privés : il s’agit des situations où des partenaires interviennent pour la fourniture d’offres ou services supplémentaires. Il peut également s’agir de traitements auxquels il vous est proposé de consentir ; une mention d’information sera disponible avant le recueil de votre consentement.
Les données traitées peuvent, être transmises aux autorités compétentes, à leur demande, dans le cadre de procédures judiciaires, dans le cadre de recherches judiciaires et de sollicitations d'information des autorités ou afin de se conformer à d'autres obligations légales. Elles peuvent enfin être transmises aux tiers autorisés par une décision de justice.
6. Vos données sont-elles traitées hors UE ?
Hugo et Balzac prend les dispositions nécessaires avec ses partenaires afin de garantir un niveau de protection de vos données personnelles adéquat et ce en conformité avec la réglementation applicable.
7. Comment vos données sont-elles sécurisées ?
Les données sont hébergées sur le site Podia et Stripe
8. Quels sont vos droits ?
Vous disposez de différents droits liés aux traitements de vos données personnelles :
8.1. Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir les données personnelles vous concernant dont Hugo et Balzac dispose, et de prendre connaissance du ou des traitements vous concernant réalisés par Hugo et Balzac.
8.2. Droit de rectification
Dans l’hypothèse où vos données personnelles ne seraient pas complètes, exactes ou non actualisées, vous disposez d’un droit de rectification.
8.3. Droit d’opposition
Ce droit s’applique lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime d’Hugo et Balzac et dès lors que vos droits et libertés prévalent sur ce dernier. Lorsque les données personnelles vous concernant sont traitées à des fins de prospection, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce que vos données personnelles fassent l’objet d’un tel traitement. Les clients peuvent exercer ce droit directement en téléphonant ou écrivant un mail à Hugo et Balzac
8.4. Droit de suppression
Vous pouvez demander à Hugo et Balzac de supprimer vos données personnelles. Mais vous ne pouvez exercer ce droit dans le cas où vos données personnelles sont nécessaires à la fourniture de vos produits, ou qu’elles sont nécessaires à Hugo et Balzac pour respecter ses obligations légales ou exercer ses droits, ou si l’intérêt légitime d’Hugo et Balzac prévaut.
8.5. Droit à la portabilité des données fournies
Vous pouvez demander l'obtention des données personnelles vous concernant dans un format techniquement exploitable par vous-même ou par une autre entité qu’Hugo et Balzac, dès lors que celles-ci sont font l'objet d'un traitement reposant sur votre consentement ou sur une relation contractuelle.
8.6. Droit à la limitation d’un ou plusieurs traitements
Ce droit vous permet, en cas de doute sur la légalité de l’un de nos traitements ou pour faire constater, exercer ou défendre vos droits en justice, de demander à Hugo et Balzac de ne plus réaliser temporairement tout ou partie des traitements de vos données personnelles sans pour autant les effacer.
8.7. Testament numérique
Vous pouvez émettre des directives sur la conservation, la suppression ou la communication de vos données personnelles après votre décès.
9. Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment, ainsi que contacter Hugo et Balzac par mail ou téléphone